如何搞好信息资源规划

　　如何搞好信息资源规划 “只有进行信息资源规划,才能从根本上改变长期以来一直无法解决的计算机应用系统跟不上管理变化的被动局面；也才能使信息工程建设真正起到推进管理效率、促进工业化发展的作用。”这是在7月13日广州举行的信息资源规划高级论坛上，高复先教授一直在传播的理念。

 

　　然而，如何才能真正进行信息资源规划？在随后与记者的交谈中，高复先讲述了3年来他一直苦苦研究的所得。
　　

　　为什么要进行信息资源规划？

 

　　高教授用“信息孤岛”来形容企业在实施信息化的过程中，使用不同的系统、不同的应用、不同的技术平台进行不同的功能操作，从而使得各种信息资源难以流动、无法交流的现象。而这样一个个独立的信息化系统，则必须通过一套规划系统将它们统一起来。“因此，要想解决信息孤岛的问题，就必须进行信息资源规划，信息资源规划的产生是大势之趋，也是必然之举。”高教授强调。

 

　　然而，信息资源规划究竟有什么作用？从高教授给我们举的一个简单例子中，或许能从反面说明信息资源规划的作用：比如A企业实施信息化管理，在人事、财务、物流等各个方面都建立了一套信息管理系统。由于各个系统都是独立开发，某个职工李红在人事信息系统里被编为0102号，在财务信息系统里被编为0579号，在物流信息系统里又被编为1257号，在之后的社保等系统里又会被编以不同的代码。当不同系统需要联网的时候，就发现困难，比如，财务系统需要查看李红在人事系统的资料时，就无法顺利找到。弥补的办法是建立代号对照接口，而4个应用子系统需要12个接口，系统一下子复杂化了。如果应用系统变成了8个、16个，接口的数目会成指数增长，系统会因此变得复杂无比，甚至根本就没法运行。

 

　　此类缺乏规划或规划失误的事情在现实中可谓数不胜数。许多企业辛辛苦苦开发的MIS系统、生产控制系统，只因为当初没有建立信息的基础标准，等到想再上一个台阶时（譬如上马MRP-II或ERP），所有的物料清单和产品明细表的代码都得重新制订，积累多年的应用系统得推倒重来。仍以“李红的代号”为例，科学的规划应是建立“主题数据库”，建立统一的信息分类编码，“李红的代号”即职工编码，在全组织中是惟一的，无论财务系统还是人事系统，通过“李红的代号”就能找到李红的有关信息，就能实现职工信息的共享和互动，系统结构由此变得简单，运行速度也大大加快。

 

　　高复先认为，“计算机应用初期，人们建一个信息系统就像农民盖三间瓦房，大体估测一下就干起来。然而，现在的信息系统变成了摩天大楼，再用盖瓦房的老办法就不行了，动工前需要地质勘探，需要画出结构图、效果图、施工图，楼层越高，打地基就越需要下功夫。信息资源规划不得法，后果是灾难性的。”

 

　　美国信息资源管理学家霍顿在20世纪80年代初就指出：信息资源与人力、物力、财力和自然资源一样，都是企业的重要资源。而做好了信息资源的管理，企业则可以通过内外信息流的畅通和信息资源的有效利用，来提高企业的效益和竞争力。

 

　　因此，企业做好信息资源规划显然已经成为当务之急。

　　怎样进行信息资源规划？

 

　　“现在和几年前不同了，以前是大家还不知道去进行对信息资源的处理，而现在一些企业已经开始认识到信息资源规划的重要性了，但究竟怎样来进行信息资源规划，大多数企业还在摸索中，缺少一个良好的引导方式。”高教授指出。

 

　　当记者问到关于如何进行信息资源规划时，高教授认为用“一套标准，两种模型”就可以解决问题。“两种模型”是指信息系统的功能模型和数据模型；“一套标准”是指信息资源管理基础标准。信息系统的功能模型和数据模型，实际上是用户需求的综合反映和规范化表达；信息资源管理基础标准是进行信息资源开发利用的最基本的标准，这些标准都要体现在数据模型之中。

 

　　在科技迅速发展的今天，我们已经在众多领域充分领教了“标准”的力量。从工业化初期的泰罗标准化生产线，到信息时代微软-英特尔标准化的电脑，“标准”在节约了效率的同时，也为其创造者带来了巨大财富。

 

　　在信息资源管理工作中，标准化正是一个最基本的要求，满足了这一要求，信息资源才能得到有效的使用，才能创造价值。“我们现在需要的标准是什么？”高教授又举了一个简单的实例，“山东海化集团通过2个月的信息资源规划，在分析400多个用户视图的基础上，定义提出了40多个主题数据库、180多个基本表、800多个数据元素和80多个信息分类编码的信息资源管理基础标准体系。例如，全部国内客户的编码标准是6位国家行政区域代码加上3位顺序码；全部国外客户的编码标准是“99”后接3位世界国家地区代码加上4位顺序码；产品编码标准则按大、中、小类分段和顺序编码。”

 

　　这种数据库管理体系就是一种标准化。每个企业在实施信息资源规划时，都应该建立起这样一种标准化的数据库，而有了这样的数据库，就可以进行各种销售分析了。例如，要分析某一月份在辽宁地区的销售情况，用结构化查询语言按“客户代码”的前两位子串“21”就过滤出来了。可见，任何复杂的销售分析，都是建立在这种标准化的数据库之上的。如果一家大型集团公司没有这种统一的、标准化的数据库，分布在国内外众多的销售网点的业务数据，即使有再好的通信网络，数据准确、及时地传输到总部，也无法实现自动汇总和数据挖掘。

 

　　“在进行信息资源规划的时候，最基础的标准应该包括：数据元素标准、信息分类编码标准、用户视图标准、概念数据库标准和逻辑数据库标准。而概念数据库标准和逻辑数据库标准则需建立在前三方面的基础之上。”高复先认为。

 

　　“而信息系统的功能模型和数据模型，则是实现标准化的载体。”高复先向记者解释。

 

　　信息化建设中一个长期解决不好的“老大难”问题，就是用户讲不清需求，分析人员所做的“需求分析”并不能真正反映用户的需求。信息资源规划强调将需求分析与系统建模紧密结合起来——需求分析是系统建模的准备，系统建模是用户需求的定型和规范化表达。我们在进行企业信息资源规划的时候，首先要根据企业的生产经营工作内容（而不是按照现行的机构部门）划分出一些“职能域”；然后由业务人员和分析人员组成的一些小组，分别对各个职能域进行业务流和数据流的调研分析；进而建立企业信息系统的功能模型和数据模型，作为整个信息化建设的逻辑框架。

 

　　建立这些模型，都必须通过技术部门与业务部门的紧密配合，理论与实际相结合，反复论证，最终才能得出一个最佳的方案。