1.目的
对与DFCP管理有关的所有管理性文件进行有效控制,防止DFCP生产经营管理活动各个场所使用无效版本的管理性文件,确保所有管理性文件处于受控状态。
2.适用范围
本程序适用于DFCP管理性文件(包括外来和顾客提供的文件)编制、审核、批准、分发、更改、作废全过程的管理活动。
3.引用文件
ISO/TS16949:2002《质量管理体系—汽车行业生产性和相关服务业零件组织应用ISO9001:2000的特定要求》
GB/T19001:2000《质量管理体系 要求》
GB/T24001:1996《环境管理体系——规范及使用指南》
GB/T24004:1996 《环境管理体系——原则、体系和支持技术通用指南》
GB/T28001:2001《职业健康安全管理体系——规范》
4.术语
GB/T19000:2000《质量管理体系 基础和术语》
GB/T24001:1996《环境管理体系——规范及使用指南》
GB/T28001:2001《职业健康安全管理体系——规范》和管理手册中的有关术语和定义。
5.职责
5.1综合管理部负责行政公文的审核、归档、分发、更改和管理的控制;负责外来管理性文件的接收、转发;负责组织职责范围、岗位工作标准、企业管理标准(包括规章制度)、岗位规范和记录表格的编制、审核、分发、更改和管理的控制。
5.2质量部负责管理手册、质量管理体系程序文件的编制、审核、分发、更改和管理的控制。
5.3生产装备部负责环境/安全管理体系程序文件的编制、审核、分发、更改和管理的控制。
5.4各部门负责本部门与企业管理有关的管理性文件的编制。
5.5总经理/或副总经理负责各自分管部门的管理性文件的批准。
6.工作流程
责任单位;工作内容;记录
6.1管理性文件分类:
a) 职责范围、岗位工作标准、岗位作业文件;
b) 管理手册;
c) 一体化管理体系程序文件;
d) 行政公文;
e) 公司内部支持性管理文件(包括企业管理标准、规章制度)和记录表格等;
外来文件:各类法律法规、标准和必要的参考资料及顾客提供的管理性文件等;
6.2管理性文件的编制、审核、批准
综合管理部
6.2.1职责范围由综合管理部编制,经公司办公会审定,由总经理批准发布后实施。
6.2.2岗位工作标准、岗位规范由综合管理部组织岗位所在部门编制、经该部门主管(部长/经理/厂长)审核,主管副总经理批准后发布实施。
质量部
6.2.3组织编制管理手册,经管理者代表审核,总经理批准后发布实施。
生产装备部
6.2.4一体化管理体系程序文件由质量部/生产装备部组织相关部门负责编制,由编制部门主管(部长/经理/厂长)审核,主管副总经理批准后发布实施。
综合管理部
6.2.5行政公文由公文发起人所在部门负责编制,综合管理部部长审核,公文发起人所在部门主管副总经理批准后发布实施。
各部门
6.2.6企业管理标准、规章制度、管理办法由综合管理部提出,相关部门编制,编制部门主管(部长/经理/厂长)审核,主管副总经理批准后发布实施。
6.2.7记录表格由综合管理部组织各部门编制,编制部门主管(部长/经理/厂长)审核,主管副总经理批准后发布实施。
6.3文件的分发
文件分发采用通过DFCP综合信息网以电子媒体和书面文件两种形式分发。
6.3.1书面文件形式分发流程
6.3.1.1文件分发前由文件审核部门负责编制“×××文件发放范围”,报主管副总经理批准。
各文件分发部门
6.3.1.2按照“×××文件发放范围”的规定,填写“文件发放登记表”,对文件编号、登记、分发。
文件发放登记表
6.3.1.3发至DFCP内部与企业管理有关的管理性文件均为受控文件,发给认证机构的一体化管理体系文件也为受控文件,分发时将分发顺序号作为受控号填写,分发顺序号按发出的先后顺序依次排列,分发一体化管理体系文件及支持性管理文件时,在其封面或首页加盖红色“受控”印章作为受控文件的标识。
主管副总
6.3.1.4作为资料和信息发给顾客、供方或相关方的管理性文件为非受控文件,由主管副总经理审批后编号发放,非受控文件不受更改和控制。
6.3.1.5DFCP需要购置的标准、法律法规,由所需部门提出购置申请,经总经理/或副总经理批准后,由所需部门购置,购置后由综合管理部资料室登记、编号,并向相关人员分发。